Wij vertellen u graag meer over wat Visutaal allemaal kan
Visutaal vormt een digitale kopie van uw praktijk. Veel elementen van het programma kunnen daarom worden gecustomized. Processen zijn geautomatiseerd en aan elkaar gekoppeld.
Of het nu gaat om protocollen, registraties, taken, storingen of
personeelszaken alles wordt ondersteund. Het systeem maakt een verbinding tussen de volgende onderdelen:
Signaleren en afwijkingen
Het dashboard laat in een oogopslag zien wat de stand van zaken is in de praktijk. Links staan uw persoonlijk taken en berichten en de voor u geldende to-do-lijst voor vandaag.
Rechts is direct algemene status te zien. Zo is voor iedereen inzichtelijk of er problemen zijn in de agenda / planning. Bijvoorbeeld door een ziekmelding van een collega. Of dat er een storingen is gemeld. En wie afwezig is, wie aanwezig is voor BHV / AED en wat de bezetting van de dag is.
Doordat alle elementen van het systeem met elkaar zijn gekoppeld, signaleert het systeem continue deze problemen.
Inventarislijst van ruimten en apparatuur
U definieert uw eigen praktijk in termen van ruimten en daarin de aanwezige apparatuur. Aan elk apparaat kunnen de relevante apparaat gegevens worden gekoppeld, zodat u die bij een storing snel bij de hand heeft. Ook de bij dat apparaat behorende documenten kunnen worden gekoppeld. u vindt dan bijvoorbeeld de gebruiksinstructie of onderhoudspapieren steeds terug bij het betreffende apparaat.
U voert ook de algemene gegevens van uw praktijk in zodat de planning bijvoorbeeld rekening kan houden met de openingstijden of collectieve sluitingen van uw praktijk.
Planning van onderhoud
Onderhoud aan ruimten en apparatuur legt u eenmalig vast. Op het moment dat er een ruimte of apparaat onderhoud nodig heeft, komt er automatisch een melding in de planning.
Alle documentatie betreffende het gepleegde onderhoud kunt u bij de ruimte of het apparaat opslaan. Zo zorgt Visutaal voor een compleet en georganiseerd dossier.
Naast de voor-gedefinieerde regimes van Visutaal kunt u ook zelf regimes aanmaken en instellen. Deze customized regimes werken op dezelfde wijze in het systeem als die van Visutaal.
Compleet personeelsdossier
Al uw medewerkers staan in het systeem, compleet met het gehele personeelsdossier. Alle voor de wet noodzakelijke gegevens alsmede de documenten die bij een persoon horen zijn gekoppeld en direct toegankelijk, afhankelijk van het autorisatieniveau. Het verlopen van een geldigheidstermijn van bijvoorbeeld ID’s, certificaten of vergunningen wordt door het systeem gesignaleerd.
Een afwezigheidsmelding is met enkele muisklikken ingevoerd. En de afwezigheidshistorie is makkelijk terug te lezen.
Ook kunt u vanuit het dossier functionerings- en beoordelingsgesprekken plannen. Daarbij is voorzien in een standaard rapportage, akkoord verklaring en archivering daarvan.
Planning van ruimten en personeel
Na het definiëren van uw praktijk en het invoeren van de personeelsgegevens is de basis gereed voor het maken van de planning: wie zit wanneer in welke kamer.
U start met een masterplanning waarin u de medewerkers koppelt aan de ruimten (kamers) in uw praktijk. Wanneer u keuzes maakt die vanwege diensttijden, openingstijden of dubbele planning niet kunnen wordt dat gesignaleerd. De masterplanning voedt de agenda. In de agenda kunt u vervolgens wijzigingen doorvoeren. Maar ook daarbij bewaakt het systeem over eventuele conflicten.
Het systeem beschikt tevens over een agenda per dag, maand of jaar. Daarin staan alle onderhoudsmomenten waarvan u heeft aangegeven dat u ze in de agenda wilt zien. Ook werkgesprekken, functionerings- en beoordelingsgesprekken worden getoond.
En zelf evenementen toevoegen kan natuurlijk ook.
Protocollen en registraties (WIP)
De actuele versie van Visutaal bevat alle protocollen van de Werkgroep Infectie Preventie (WIP). Daar waar een registratie verplicht is of waar u een registratie wenst, genereerd het systeem deze als eenvoudig af te vinken mededeling. Het systeem registreert wie wanneer welke registratie heeft gedaan. Al deze registraties zijn terug te vinden in een rapportage met ruime filtermogelijkheden op bijvoorbeeld datum, medewerker, ruimte of apparaat etc..
Hierdoor is het correct uitvoeren van het protocol door de praktijk gewaarborgd. Tevens kunt u bij het afvinken eigen opmerkingen toevoegen en zelf een ad-hoc registratie aanmaken.
Bij elke registratie is een icoon beschikbaar waarmee het van toepassing zijnde protocol direct kan worden ingezien.
Ook is het mogelijk om protocollen te wijzigen (te customizen) of andere protocollen toe te voegen. En ook daaraan kunt u registraties koppelen.
Interne communicatie
Visutaal voorziet in een structuur om binnen uw praktijk taken op te dragen en interne berichten te versturen. Hiermee kunt u gemakkelijk taken delegeren. Daarbij kunt u zien of taken zijn uitgevoerd en of berichten zijn gelezen.
Taken krijgen een deadline zodat de tijdige opvolging kan worden bewaakt. En aan taken en berichten kunnen allerlei documenten als bijlage worden gekoppeld.
